Agencja

EMSA realizuje misję wspierania interesów morskich UE na rzecz bezpiecznego, chronionego, ekologicznego i konkurencyjnego sektora morskiego oraz stanowi wiarygodny i uznany punkt odniesienia w sektorze morskim w Europie i na świecie.

Dzięki swojemu wyjątkowemu know-how Agencja EMSA może być kluczowym podmiotem w morskich klastrach w Europie i poza nią.

EMSA zajmuje się kwestiami i zadaniami z zakresu bezpieczeństwa i ochrony na morzu,  klimatu, środowiska i jednolitego rynku, w pierwszej kolejności poprzez świadczenie usług państwom członkowskich i Komisji, ale także jako innowacyjny i godny zaufania partner i ośrodek wiedzy dla europejskiego klastra morskiego, a potencjalnie jako punkt odniesienia na skalę międzynarodową.EMSA zajmuje się problemami i zadaniami związanymi z bezpieczeństwem morskim, ochroną, klimatem, środowiskiem i jednolitym rynkiem, przede wszystkim jako podmiot świadczący usługi na rzecz państw członkowskich i Komisji, ale również jako nowatorski i wiarygodny partner, a zarazem centralny ośrodek wiedzy dla europejskiego klastra morskiego, a potencjalnie też jako światowy punkt odniesienia.

Dyrektor zarządzający

Dyrektor zarządzający, podlegający Radzie administracyjnej, jest odpowiedzialny za powołanieutworzenie, prowadzenie i rozwój Agencji zgodnie z rozporządzeniem ustanawiającym EMSA.

Biuro wykonawczedyrektora

Udziela wsparcia dyrektorowi zarządzającemu we wszystkich obszarach, które wchodzą w zakres jego odpowiedzialności. Oznacza Zawiera to m.in. pomoc w zakresie dobrego sprawowania władzy poprzez wsparcie zarządzania, promowanie zgodności, przejrzystości transparentności i kultury służby cywilnej. W obszarze planowania i monitorowania dział ten jest odpowiedzialny za opracowanie głównych instytucjonalnych dokumentów dotyczących planowania i sprawozdawczości (JDP i CAAR), śledzenie pełnego cyklu budżetowego, od wstępnego wkładu do kontroli jego wykonania. Biuro wykonawcze prowadzi sekretariat Rady administracyjnej EMSA i wykonuje wszystkie zadania EMSA związane z zapewnieniem zgodności i audytem (IAS, ETO, ICF, itp.) związane z zapewnieniem zgodności i audytem, w tym z zarządzaniem ryzykiem. Biuro wykonawcze odpowiada również za dwa inne obszary: stały rozwój systemu zarządzania jakością oraz księgowego (podlegającego bezpośrednio Radzie administracyjnej Agencji). Do kompetencji tego działu należy również komunikacja, zarówno w postaci tradycyjnych, jak i cyfrowych/społecznościowych społecznych produktów medialnych. W zakres działalności Biura wykonawczego wchodzą też stosunki międzynarodowe i międzyinstytucjonalne w zakresie współpracy z instytucjami i organami władzy, zarówno w UE, jak i poza nią. Wiąże się to z planowaniem i podejmowaniem inicjatyw, uzgadnianiem stanowiska EMSA, a także organizowaniem imprez i wizyt.

DEPARTAMENT 1: Zrównoważony rozwój i wsparcie techniczne

Departament 1 odpowiada za realizację zadań związanych ze zrównoważonym rozwojem, ze szczególnym uwzględnieniem udziału w europejskim zielonym programie działań na rzecz transportu morskiego poprzez wzmocnienie zdolności UE w zakresie ochrony środowiska morskiego, reagowania na zmiany klimatu i na nowe wyzwania środowiskowe. Jest on także odpowiedzialny za szeroki zakres działań, które mają zapobiegać zanieczyszczeniom oraz zapewniać reakcję na zanieczyszczenia powodowane przez statki i morskie instalacje  do wydobywaniawydobywcze ropy naftowej i gazu ziemnego.

Departament 1 Wwspiera również Komisję Europejską i państwa członkowskie, aby odpowiednio wdrażały prawodawstwo UE poprzez program wizyt i inspekcji oraz kwestie związane z elementem czynnikiem ludzkim i normami dotyczącymi marynarzy.

Prowadzi Akademię EMSA i oferuje szeroki zakres działań i szkoleń w zakresie budowania potencjału wspierającego zainteresowane strony, z uwzględnieniem najnowocześniejszych technologii. Zarządza również projektami pomocy dla państw ubiegających się o członkostwo w Unii, krajów objętych europejską polityką sąsiedztwa w basenie Morza Śródziemnego oraz Morza Czarnego i Kaspijskiego, a także dla państw spoza UE będących członkami memorandum paryskiego w sprawie kontroli przeprowadzanej przez państwo portu.

Dział 1.1. – Zrównoważony rozwój

Dział 1.1 realizuje zadania związane ze zrównoważonym rozwojem i zapewnia państwom członkowskim i Komisji pomoc techniczną w kwestiach związanych z wpływem żeglugi na środowisko, a także pomoc w zakresie gotowości i reagowania na zanieczyszczenia powodowane przez statki i morskie instalacje wydobywcze ropy naftowej i gazu ziemnego.

W szczególności dział ten zapewnia wsparcie w zakresie opracowania i wdrożenia odpowiednich unijnych i międzynarodowych przepisów dotyczących klimatu i środowiska oraz przygotowuje praktyczne wytyczne i narzędzia do ich wdrażania, zapewniając udział szerszego europejskiego klastra morskiego w tym procesie.

Dział opracowuje i utrzymuje skuteczny zestaw narzędzi reagowania w celu zwiększenia zdolności państw członkowskich do reagowania na zanieczyszczenia powodowane przez statki i morskie instalacje wydobywcze do wydobywania ropy naftowej i gazu ziemnego, zwracając przy tym uwagę na udzielanie wsparcia państwom członkowskim również w przypadku zdarzeń z wykorzystaniem substancji niebezpiecznych i szkodliwych oraz innych pojawiających się zagrożeń dla środowiska morskiego.

Aby zrealizować te cele, dział utrzymuje bliskie stosunki robocze z państwami członkowskimi i Komisją w ramach IMO oraz, w stosownych przypadkach, w ramach regionalnych umów o ochronie środowiska morskiego.

Dział 1.2 – Wizyty i inspekcje, czynnik ludzki

Dział ten odpowiada za wizyty w państwach członkowskich, z naciskiem na operacyjne wdrażanie rozporządzeń i dyrektyw morskich UE. Zadanie to jest realizowane w ścisłej współpracy z innymijednostkami organizacyjnymidziałami EMSA, które są szczególnie odpowiedzialne za odpowiednie instrumenty ustawodawcze. Prowadzi również inspekcje towarzystw klasyfikacyjnych, które badają i certyfikują statki w handlu międzynarodowym i które działają jako uznane organizacje w imieniu państw członkowskich. Inspekcje te przeprowadzane są się na całym świecie, a ich wyniki są uwzględniane w regularnych ocenach tych organizacji przez Komisję Europejską, zgodnie z wymogami prawa UE.

W zakresie wymagań wobec marynarzy, dział ten jest również odpowiedzialny za prowadzenie kontroli w państwach trzecich, które szkolą marynarzy i wydają świadectwa marynarzom spełniającym warunki do pracy na statkach pływających pod banderą państw członkowskich UE. Zajmuje się również przeglądem statystycznym i analizą danych zgromadzonych w systemie informacyjnym STCW-IS EMSA, który przechowuje informacje o certyfikatach i potwierdzeniach uznania. Dział udziela także wsparcia Komisji i państwom członkowskim w kwestiach związanych z IMO, MOP i czynnikiem ludzkim, wykorzystując doświadczenie zdobyte w związku z konwencją STCW, aby wspierać wdrażanie konwencji MLC i innych ważnych instrumentów MOP oraz wspomagać inicjatywy promujące „odpowiedzialność społeczną” w żegludze i motywujące młodych ludzi do wykonywania zawodów związanych z morzem.

Prowadząc działalność w zakresie wizyt i inspekcji, dział wdraża system zarządzania jakością należycie certyfikowany w zakresie ISO 9001: Norma 2015.

Dział 1.3 – Budowanie potencjału

Dział 1.3 odpowiada za działania wspierające rozwój zawodowy i szkolenia pracowników właściwych organów wypełniających obowiązki państwa bandery, portu i państwa nadbrzeżnego.

Prowadzi też Akademię EMSA i zapewnia pomoc techniczną państwom członkowskim, krajom objętym procesem rozszerzenia i krajom sąsiadującym. Odpowiada również za czerpanie wiedzy z danych i informacji zgromadzonych w Agencji na podstawie analizy.

Dział ten zajmuje się planowaniem, opracowaniem, uaktualnianiem i realizacją kompleksowych i modułowych programów szkoleniowych na rzecz urzędników z państw członkowskich, innych agencji UE, krajów objętych EPS i IPA. Obejmują one to m.in. zarządzanie instrumentami, opracowywanie i ciągłą aktualizację odpowiednich programów nauczania i programu zajęć, opracowywanie i prowadzenie kursów e-uczenia się i internetowych, przygotowywanie symulowanych inspekcji statków z wykorzystaniem technologii typu wirtualna rzeczywistość oraz ocenę i certyfikację osób fizycznych zgodnie z ustaloną metodologią. Dział zapewnia również pomoc techniczną w fazie przed audytem, w trakcie jego trwania i po jego zakończeniu w przypadku audytów IMSAS.

Zarządza projektami, których beneficjentami są kraje objęte EPS w basenie Morza Śródziemnego oraz Morza Czarnego i Kaspijskiego w dziedzinach wchodzących w zakres mandatu Agencji.

Ponadto dział ten prowadzi horyzontalne analizy i przygotowuje sprawozdania dotyczące ogólnego wdrażania prawa morskiego, opracowuje stałe i bieżące statystyki, wykorzystując w tym celu dane dostępne w wewnętrznych narzędziach i aplikacjach wspierających Komisję i państwa członkowskie, opracowuje roczne przeglądy we współpracy z odpowiednimi jednostkami gospodarczymidziałami EMSA, przygotowuje dynamiczny przegląd organów krajowych, koordynuje udział EMSA i działania następcze w odniesieniu do odpowiednich projektów badawczych, we współpracy z innymi działami EMSAjednostkami gospodarczymi, Komisją Europejską i innymi agencjami.

Departament 2: Bezpieczeństwo, ochrona i nadzór

Departament 2 realizuje misję, która polega na zapewnianiu pomocy technicznej i wsparcia Komisji Europejskiej i państwom członkowskim członkowskich w kwestiach związanych z bezpieczeństwem i ochroną statków (Dział 2.1) oraz na świadczeniu usług nadzoru morskiego (Dział 2.2) na rzecz szerokiego kręgu użytkowników EMSA.

Na płaszczyźnie horyzontalnej Departament 2 odpowiada również za zarządzanie fazą przejściową wspólnego mechanizmu wymiany informacji (CISE) poprzez skupienie zainteresowanych stron CISE w celu rozwinięcia i rozszerzenia sieci CISE, która ma zostać uruchomiona do końca 2021 r. Departament 2 zajmuje się również wdrażaniem współpracy z Europejską Agencją Kosmiczną (ESA). Monitoruje bardzo uważnie prace komitetów i podkomitetów IMO, a w razie potrzeby zapewnia i koordynuje wszelkie wsparcie techniczne wymagane w odniesieniu do kwestii związanych z bezpieczeństwem statków, ochroną i komunikacją satelitarną.

Dział 2.1 – Bezpieczeństwo i ochrona

Dział 2.1 zajmuje się obsługą techniczną kwestii związanych z bezpieczeństwem statków, wyposażeniem morskim, statkami autonomicznymi, ochroną na morzu, dochodzeniami w sprawie wypadków, miejscami schronienia, wdrożeniem zasad państwa bandery i kontrolą państwa portu. Prowadzi Zawiera też dział zarządzania systemem EQUASIS.

Dział 2.1 udziela Komisji i państwom członkowskim pomocy technicznej w różnych kwestiach dotyczących bezpieczeństwa, w tym stateczności awaryjnej statków pasażerskich, pożarów statków pasażerskich typu ro-ro, statków autonomicznych, załadunku/rozładunku masowców, kontenerowców oraz bezpieczeństwa statków rybackich i zarządzania bezpieczeństwem.

W odniesieniu do wyposażenia statków, Dział 2.1 odpowiada za operacyjne zarządzanie bazą danych zawierającą certyfikowane wyposażenie UE oraz za coroczną aktualizację odpowiednich norm certyfikacji morskiej w prawodawstwie UE. Wspomaga prace grupy organów notyfikowanych w zakresie harmonizacji wdrażania norm poprzez prowadzenie sekretariatu technicznego, ułatwia pracę organu nadzoru rynku i wspiera Komisję w zakresie zarządzania umową o wzajemnym uznaniu (MRA) zawartą ze Stanami Zjednoczonymi.

W kwestii ochrony na morzu dział udziela Komisji wsparcia technicznego w zakresie monitorowania, w jaki sposób państwa członkowskie wdrażają wymogi ochrony na morzu zgodnie z rozporządzeniem (WE) 725/2004 w sprawie podniesienia ochrony statków i obiektów portowych. Zapewnia również pomoc Komisji i państwom członkowskim w zakresie spraw związanych z cyberbezpieczeństwem i szeroko pojętą ochroną na morzu.

W zakresie dochodzeń w sprawie wypadków, dział ten zapewnia pomoc techniczną przy wdrażaniu dyrektywy 2009/18/WE ustanawiającej podstawowe zasady regulujące dochodzenia w sprawach wypadków w sektorze transportu morskiego. Prowadzi sekretariat ds. ram stałej współpracy (RSW) organów prowadzących dochodzenia w sprawie wypadków. Odpowiada też za zarządzanie operacyjne EMCIP, Europejską Platformą Informacyjną w sprawie Wypadków Morskich, która jest instrumentem umożliwiającym przechowywanie i analizę danych dotyczących wypadków oraz sprawozdań z dochodzeń dostarczanych przez państwa członkowskie. Na podstawie danych dotyczących wypadków wykonuje analizy bezpieczeństwa i dostarcza statystyki związane z wypadkami morskimi.

Dział 2.1 zapewnia pomoc techniczną w zakresie wdrażania zmienionej dyrektywy 2009/16/WE (kontrola przeprowadzana przez państwo portu). Dotyczy to udziału we wszystkich organach memorandum paryskiego w sprawie kontroli przeprowadzanej przez państwo portu. Odpowiada również za wsparcie techniczne w zakresie wdrażania dyrektywy (UE) 2017/2110 w sprawie systemu inspekcji na potrzeby bezpiecznej eksploatacji statków pasażerskich typu ro-ro i szybkich jednostek pasażerskich oraz za wdrażanie zasad państwa bandery.

Prowadzi także dział zarządzania siecią Equasis, który zapewnia jej codzienne funkcjonowanie, oraz świadczy pomoc techniczną w kwestiach związanych z miejscami schronienia.

Dział 2.2 – Nadzór

Dział 2.2 realizuje misję polegającą na świadczeniu usług w zakresie nadzoru morskiego w celu poprawy obraz sytuacji na morzu, obrazu informacji morskiej w Agencji poprzez wdrażanie rozwiązań, które koncentrują się na potrzebach operacyjnych użytkowników. Osiąga ten cel poprzez zarządzanie zasobami i codziennymi operacjami związanymi z przepływem informacji pochodzących z obserwacji Ziemi z satelitów, dostarczanie informacji z systemu automatycznej identyfikacji wykrywanych przez satelity (SAT-AIS) oraz przesyłanie informacji pochodzących ze zdalnie kierowanych bezzałogowych systemów powietrznych (BSP). Obejmuje to zarówno uruchamianie standardowych usług nadzoru na podstawie wniosków składanych przez organy morskie i inne agencje straży przybrzeżnej, jak i wsparcie udzielane w ramach planu awaryjnego EMSA w odpowiedzi na sytuacje kryzysowe na morzu.

Dział 2.2 zajmuje się ogólnym pozyskiwaniem i codziennym przekazywaniem szerokiego zakresu danych pochodzących z satelitarnych obserwacji Ziemi, produktów o wartości dodanej i usług alarmowych pochodzących z satelit wykonujących zdjęcia radarowe (SAR) oraz optyczne z radarów z syntetyczną aperturą i satelitów optycznych, na potrzeby obsługi wielu społeczności użytkowników morskich.

Są to główne składowe trzech odrębnych usług: (i) CleanSeaNet, europejskiej usługi wykrywania i monitorowania wycieków ropy naftowej; (ii) Nadzoru Morskiego Copernicus, przekazanego Agencji przez Komisję oraz (iii) usług opartych na zdjęciach satelitarnych udostępnianych agencji Frontex na potrzeby nadzoru granic morskich.

W odniesieniu do usług BSP i łączności satelitarnej Dział 2.2 zapewnia wdrożenie operacji BSP, a także ogólne pozyskiwanie i bieżące przekazywanie informacji pochodzących z BSP i łączności satelitarnej takich jak: powiadomienia AIS, obraz na żywo, wykrywanie radarowe, sygnały alarmowe i pomiary emisji, w celu spełnienia wymogów operacyjnych wielu społeczności użytkowników morskich, w tym innych agencji UE w ramach współpracy straży przybrzeżnej. Informacje te są uzupełnieniem ogólnego obrazu informacji morskich, w tym usług w zakresie wykrywania i monitorowania wycieków ropy naftowej (CleanSeaNet), nadzoru nad emisjami pochodzącymi ze statków (wykrywanie SOx), a także wykrywania statków za pośrednictwem satelity na potrzeby nadzoru morskiego. Ponadto dzięki zainstalowaniu systemu BSP na statkach EMSA i innych agencji UE / organów państw członkowskich usługa ta dodatkowo wspomaga reagowanie na zanieczyszczenia, a także inne działania straży przybrzeżnej na morzu.

Departament 3: Usługi cyfrowe

EMSA musi przyspieszyć działania na rzecz integracji nowego podejścia cyfrowego, aby ułatwić skuteczność, niezawodność i przewidywalność operacji morskich. Wyzwanie to wymaga lepszego wykorzystania technologii cyfrowych, aby umożliwić tworzenie wartości dodanej, co ułatwi dalszą wymianę danych morskichinformacji i ich wzajemne udostępnianie przez wszystkie strony. Departament 3 zajmuje się: cyklem udostępniania wdrażania aplikacji; koordynacją z działamidziałań jednostek gospodarczych operacyjnymi; specyfikacjami technicznymi i konsultacjami technicznymi; koordynacją umawiających się przedsiębiorstwprac zakontraktowanych firm; oraz działalnością usługowązapewnieniem poprawnego działania systemów EMSA. Odpowiada również za obsługę administracyjną zapewniającą wysokiej jakości i terminowe wsparcie dla podstawowej działalności operacyjnej EMSA.

Dział 3.1 – Zintegrowane usługi ruchu morskiego

Dział ten czuwa nad rozwojem, funkcjonowaniem i ciągłym doskonaleniem wszystkich morskich usług cyfrowych Agencji. Wspierając realizację celów biznesowych strategicznych EMSA, współpracuje ściśle ze wszystkimi jednostkami gospodarczymidziałami EMSA, przetwarzając ich potrzeby w systemy i usługi techniczne, realizując pełny operacyjny cykl ICT, w tym stałe doskonalenie i rozwój.

Dział pełni rolę platformy dla usług morskich dzielonych z państwami członkowskimi w celu uzupełnienia i zwiększenia krajowych zdolności w zakresie monitorowania bezpieczeństwa ruchu statków, kontroli państwa portu oraz gotowości do zwalczania zanieczyszczeń morskich i reagowania na nie. Zakres działalności działu obejmuje również integrację i łączenie różnych rodzajów danychinformacji, sporządzanie możliwie najpełniejszego obrazu sytuacji na morzu oraz świadczenie usług dostosowanych do potrzeb użytkowników, co pozwala uniknąć powielania działań, nakładania się infrastruktur i niepotrzebnych wydatków.

Ponadto dział koordynuje opracowanie i wdrażanie strategii ICT w chmurze danych, której celem jest zapewnienie dostępności najlepszych rozwiązań i najnowszych aplikacji ICT odpowiadających potrzebom użytkowników. W połączeniu z zastosowaniem narzędzi do analizy dużych zbiorów danych i algorytmów sztucznej inteligencji, rozwiązania oparte na chmurze danych mają służyć zwiększeniu możliwości EMSA w zakresie świadczenia nowych usług o wartości dodanej w różnych kontekstach operacyjnych, takich jak: kontrola rybołówstwa, kontrola granic, bezpieczeństwoochrona, bezpieczeństwo ruchu morskiego, ochrona wybrzeża i ochrona środowiska. Dział ten wspiera również działania w zakresie cyberbezpieczeństwa, aby zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa teleinformatycznego EMSA oraz wymianę doświadczeń i wiedzy z państwami członkowskimi i przemysłemsektorem.

Dział 3.2 – Morskie rozwiązania cyfrowe

Dział odpowiada za zarządzanie centrami danych (w ośrodkach EMSA oraz w zapasowych centrach danych)zapewniających podstawową ciągłość działania), hosting i operacje informatyczne dla wszystkich aplikacji morskich, wewnętrzne zarządzanie obsługą administracyjną, zarządzanie komputerami biurowymi i serwisem technicznym dla użytkowników wewnętrznych oraz sieć i bezpieczeństwo.

Dział wspiera rozwój, testowanie, wdrażanie i obsługę infrastruktury EMSA oraz obsługę administracyjną wykorzystując najnowocześniejsze procesy zarządzania usługami informatycznymi w oparciu o ITIL. Wspiera cele biznesowe, zapewniając dostępność, wydajność i niezawodność usług od początku do końca, poprzez wdrażanie najlepszych praktyk w zakresie hostingu, monitorowania, ciągłości biznesowej i procesów usuwania skutków awarii.

Do zadań działu należy również administracja oprogramowaniem pośredniczącym i bazami danych oraz instalacja, konfiguracja, integracja i wdrażanie komponentów aplikacji w środowiskach przedprodukcyjnych i produkcyjnych infrastruktury teleinformatycznej EMSA (w tym instrumentu ciągłości działania (BCF)).

Dział ten odpowiada również za MSS, która świadczy całodobowe usługi operacyjno-techniczne zapewniające dostępność i stabilność systemów poprzez monitorowanie ciągłości przepływu danych przychodzących i wychodzących, przekazywanie informacji o jakości i zarządzanie zdarzeniami powiązanymi ze wszystkimi aplikacjami morskimi Agencji. W sytuacji wypadków na morzu MSS działa jako pojedynczy punkt kontaktowy, który uruchamia usługi operacyjne EMSA, a także składa raportuje do EMSA i Komisji sprawozdania zo wypadków wypadkach na morzu zgodnie z planem awaryjnym EMSA.

Ponadto dział ten jest odpowiedzialny za techniczne i biznesowe zatwierdzanie i weryfikację wnioskówsystemów, zarządzanie budową aplikacji, wdrażanie aplikacji oraz przygotowywanie systemów monitorowania aplikacji.

Dział 3.3 – Horyzontalne usługi cyfrowe

Dział współpracuje z państwami członkowskimi i instytucjami UE w celu realizacji inicjatyw UE w zakresie monitorowania ruchu statków w dziedzinach objętych dyrektywą 2002/59/WE (z późniejszymi zmianami), w szczególności poprzez współpracę z państwami członkowskimi w zakresie obsługi SafeSeaNet, Europejskiego banku danych pochodzących z systemu dalekiego zasięgu do identyfikacji i śledzenia statków (EU LRIT CDC) oraz międzynarodowej wymiany danych z systemu dalekiego zasięgu do identyfikacji i śledzenia statków (LRIT IDE). Ponadto w ramach Międzynarodowej Organizacji Morskiej (IMO) udziela pomocy Komisji Europejskiej i państwom członkowskim w kwestiach związanych z LRIT.

Dział ten zajmuje się również wsparciem merytorycznego technicznego wdrażania dyrektywy w sprawie formalności sprawozdawczych oraz wzmocnieniem europejskiego systemu morskich pojedynczych punktów kontaktowych (EMSWe) zgodnie z rozporządzeniem UE 2019/1239. Udziela również pomocy Komisji i państwom członkowskim, wspierając rozwój usług związanych z certyfikatami elektronicznymi i ułatwiających sprawozdawczość statków.

Dział ten zarządza ponadto głównymi umowami o współpracy z instytucjami UE, gromadząc i przekładając ich wymagania biznesowe na specyfikacje funkcjonalne. Istnieje szeroki zakres umów o współpracy z różnymi instytucjami, w tym z Europejską Agencją Kontroli Rybołówstwa (EFCA), siłami morskimi dowodzonymi przez Unię Europejską, Agencją Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (Europol), Europejską Agencją Straży Granicznej i Przybrzeżnej (EBCGA) oraz Morskim Centrum Analiz i Operacji ds. Zwalczania Narkotyków (MAOC-N).

Departament 4: Obsługa administracyjna

Misją Departamentu 4 – Obsługa administracyjna jest zapewnienie wysokiej jakości i terminowego wsparcia dla podstawowej działalności operacyjnej EMSA oraz wspieranie kadry zarządzającej i pracowników w zakresie zasobów kadrowych, prawnych (w tym dostępu do dokumentów) i finansowych oraz innych usług administracyjnych, takich jak: realizacja umowy dotyczącej siedziby, obiektów i usług logistycznych, zarządzanie rejestrami, organizacja imprez i misji EMSA.

Pozostałe Ddepartamenty i Biuro wykonawcze otrzymują również pomoc w zakresie przygotowywania, uruchamiania i monitorowania wszystkich procedur udzielania zamówień, inicjowania transakcji finansowych, zarządzania umowami finansowymi i zarządzania aktywami.

Dział 4.1 – Zasoby ludzkie i wsparcie wewnętrzne

Dział ten zajmuje się przede wszystkim wdrażaniem regulaminu pracowniczego (SR) i warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej (CEOS), a także opracowywaniem, wdrażaniem i zapewnianiem wsparcia związanego z polityką kadrową w dziedzinie rekrutacji, administracji kadrowej, rozwoju kariery, wynagrodzeń, opieki społecznej, nauki i rozwoju oraz organizacji i zwrotów kosztów podróży służbowych.

Ponadto dział ten jest odpowiedzialny za wdrażanie i monitorowanie praw i obowiązków Agencji i jej pracowników wynikających z Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów w Unii Europejskiej (umowa w sprawie siedziby).

Dział zajmuje się również wdrażaniem w całej Agencji polityki i procedur w zakresie zarządzania dokumentacją, archiwizacją, obsługą poczty, drukarnią i kopiarnią, a także zwrotem kosztów imprez organizowanych przez EMSA.

Dział 4.2 – Wsparcie prawne, finansowe oraz infrastrukturalne

Dział ten doradza dyrektorowi zaradzającemu w kwestiach prawnych, budżetowych i finansowych oraz czuwa nad zgodnością transakcji prawnych i finansowych z rozporządzeniem finansowym EMSA. W tym obszarze zapewnia w szczególności doradztwo i weryfikację w zakresie procedur udzielania zamówień oraz zobowiązań prawnych, kwestii finansowych i budżetowych. Dział przeprowadza kontrolę finansową ex ante wszystkich transakcji finansowych; zajmuje się też ewidencją faktur Agencji i zarządzaniem archiwum umów oraz wszystkimi prawami dostępu do pakietu ABAC. Ponadto jego celem jest usprawnienie procedur administracyjnych poprzez organizowanie szkoleń w zakresie finansów i zamówień publicznych, opracowywanie i aktualizację odpowiednich przepisów, wytycznych, szablonów i procedur, a także jako jednostka organizacyjna rozwijanie narzędzi finansowych Agencji, w tym e-zamówień. Zajmuje się również kwestiami dostępu do dokumentów.

Dział ten zapewnia ramy służące wyznaczaniu polityki środowiskowej Agencji i koordynuje projekt mający na celu wprowadzenie EMAS.

Ponadto dział ten utrzymuje i obsługuje lokale budynek i infrastrukturę EMSA, zajmuje się sprawami związanymi z bezpieczeństwem i ochroną, zapewnia wsparcie przy organizacji imprez EMSA oraz świadczy liczne usługi pomocnicze.